Биокард: как создать базу обучающих материалов в быстром доступе у сотрудников

Октябрь, 2021
Ускорили обучение, объединили всех сотрудников компании, упростили адаптацию новичков и аттестацию.
Раньше все знания сотрудники получали из разных источников: что-то узнавали на тренингах, что-то из общения с наставником, что-то из бумажных документов. Всегда был риск упустить важное — и это могло серьезно повлиять на качество работы.

Теперь повторить и изучить любой материал можно в удобном формате в приложении на смартфоне.
Ирина Храпова, тренинг-менеджер. Отвечает за внедрение, администрирование и вовлечение сотрудников в Skill Cup.
рассказывает:

Проблема, задача и выбор платформы

Компания

Основные услуги Biocard Logistics — это температурные перевозки фармацевтических препаратов. Сейчас мы один из основных перевозчиков вакцины в России. Мы транспортируем по России и за рубеж «Спутник» и другие российские вакцины от коронавируса.

Помимо этого, мы доставляем любые грузы в нужной температуре, в том числе биоматериалы. Например, спинномозговую жидкость для операции или препараты для клинических исследований. А также предлагаем клиентам хранение препаратов и других грузов на нашем складе.

У компании многофункциональный бизнес: транспортировка, складское хранение, производство упаковки и IT-разработки.
Собственные разработки
Наши специалисты разрабатывают технологии для перевозки и хранения: термобоксы SafePack, благодаря которым грузы остаются сохранными во время перевозки; температурный датчик SafePack SmartSensor, благодаря которому мы контролируем температуру внутри бокса в режиме онлайн на всем периоде доставки.

В ближайшие 3 года мы планируем запустить собственную экосистему BIOCARD SMART, которая будет включать в себя семейство датчиков, умную упаковку, программный продукт с мобильным приложением, веб-решения для клиентов, курьеров и логистических компаний.

Сотрудники

С ноября 2020 года мы увеличились в штате в 2 раза
При этом число сотрудников отдела персонала, которые обслуживают штат, осталось прежним. Мы искали инструмент, который помог бы нам масштабировать адаптацию и учебный процесс на растущее число сотрудников.
70% персонала не имеют стационарных рабочих мест
Это водители-экспедиторы, сотрудники складской логистики, операторы производства, которые создают термобоксы. При этом качество работы у каждого из этих сотрудников должно максимально соответствовать нашим требованиям.
«От качества работы водителя порой зависит оказание услуги в целом. Например, если он не отключил вовремя температурный датчик — получатель груза увидит температурный выход на графике и посчитает, что мы нарушили условия транспортировки».

Задачи

Собрать общую базу знаний
Сотрудники при выполнении своих задач должны следовать правилам и алгоритмам работы, которые приняты у нас в компании. Эти знания передавались от эксперта к новичку и всегда был риск, что с уходом эксперта часть знаний будет утеряна. Мы хотели собрать базу знаний для всех категорий сотрудников в одном месте, сделать ее единой, доступной и проверенной.
Вовлеченность и развитие корпоративной культуры
Нам нужно было объединить всех сотрудников, численность которых растет в геометрической прогрессии. У нас есть чаты в WhatsApp, но их очень много и через них трудно централизованно доносить информацию.

Почему выбрали микрообучение в Skill Cup

Мы рассматривали несколько вариантов и остановились на Skill Cup. У всех сотрудников есть смартфоны. Всем удобно с помощью них обучаться и получать информацию в любое время в простом и структурированном виде.
Создать материал и опубликовать
Отредактировать, если нужны изменения
Skill Cup
Повторить все шаги, чтобы внести в курс изменения
Другие платформы
Добавить на платформу
Красиво оформить
Найти программу
Создать материал
Удобство создания контента
Я понимала, что важно не только загрузить обучающий контент, но и сделать его понятным для сотрудника. На другой СДО можно было загружать и видео, и большие презентации, но изучать их сотрудникам было бы труднее. А Skill Cup предлагал форматы, в которых я смогла быстро, компактно и доступно для сотрудников транслировать знания.
Различные форматы контента
Например, в одной тренировке можно сделать текстовый и видеоконтент, добавить фотометку и завершающий тест. Сотрудник при изучении задействует разные каналы восприятия и ему будет легче закрепить информацию.
Все в одном месте
Как администратору платформы мне не надо искать стороннюю программу, чтобы сделать в ней красивый тест и потом его разместить на платформе для обучения. В Skill Cup уже есть шаблон, который остается заполнить и опубликовать.
Быстро реагируем на изменения
За первый месяц работы сотрудника технология, которую он изучал на этапе онбординга, может поменяться уже на 50%. Благодаря микрообучению, мы оперативно информируем об изменениях, контролируем их изучение и таким образом снижаем количество ошибок.

Обучаем сотрудников с помощью тренировок

В формате тренировок мы размещаем весь обучающий контент. В этом разделе мы сегментируем всех сотрудников по отделам и делим для них тренировки по категориям. Примеры категорий в разделе «Тренировки»: «Конструктивное общение в команде», «SOP», «Инструкции», «Клиентоориентированность».

Группы, для которых мы уже на 90−100% подготовили необходимый контент:

Водители-экспедиторы
У водителей есть база знаний, которую каждый водитель-новичок должен изучить в обязательном порядке. Часть материалов нужно изучить еще до официального трудоустройства.

Нам важно, чтобы уже с первого рабочего дня водитель четко следовал правилам работы по доставке и забору груза, умел работать в нашем мобильном приложении.

Чтобы водитель соблюдал все правила, мы проводим обязательный обучающий пребординг. Новый водитель еще до официального трудоустройства проходит практику с будущим коллегой и изучает несколько тренировок в Skill Cup с последующим проверочным тестированием.
Помимо штатных водителей обучение в Skill Cup проходят и сотрудники транспортных компаний-партнеров, которые помогают доставлять грузы по регионам России.
Сотрудники отдела складской логистики
У сотрудников склада узкая специфика: работа в программах, подготовка термоэлементов, активация температурных датчиков, работа с документами на груз и экспедиторской документацией. От деятельности сотрудников склада зависит качество подготовки термобоксов поэтому важно, чтобы они выполняли свои функции безошибочно.

Чтобы ознакомиться с функциями, каждый новый сотрудник склада подключается к Skill Cup, где в течение первых двух недель должен пройти весь обучающий контент и сдать проверочное тестирование.
Менеджеры клиентского сервиса
Эти сотрудники — лицо Biocard для наших клиентов. Они принимают и обрабатывают заказы клиентов, отвечают на вопросы по любому этапу оказания услуги.
Менеджеры клиентского сервиса должны знать все про компанию: начиная от того, какой у нас спектр услуг, заканчивая тем, что происходит на складе и как работает таможенный отдел. Поэтому у менеджеров много материалов в Skill Cup, с которыми сотрудник может изучать и повторять теоретическую базу.

Для адаптации менеджеров мы прописываем, какие тренировки и в течение какого периода времени новичку необходимо пройти.
«Без приложения это были бы отрывочные знания: как наставник это знает, так и рассказал новичку. Поэтому наши новые менеджеры быстрее проходят адаптацию: весь необходимый материал сотруднику уже предоставлен. Наставник рекомендует новичку тренировки по необходимым в текущий момент блокам и темам».
Операторы производства
Сотрудники производственной линии создают наши термобоксы и термоэлементы. Для них есть узкий и максимально полезный контент: видео, обучающее каждому этапу создания термобокса.
В работе операторов производства большую роль играет наставничество и рабочая практика. Но также важно, чтобы сотрудники могли повторить, посмотреть и понять весь рабочий процесс создания термобокса. И сдать проверочный тест, который акцентирует их внимание на важных моментах, помогающих избежать ошибок в работе.

Обучаем стандартам GDP

Так как мы работаем в сфере логистики, наша компания должна соответствовать стандартам GDP (General Distribution Practices). Многие клиенты приезжают к нам с аудитом. Им важно быть уверенными, что все сотрудники ознакомлены со стандартами СОП (специальные операционные процедуры) и работают согласно этим процедурам.

До внедрения Skill Cup сотрудники читали СОПы в бумажном варианте и ставили подпись, что ознакомились с ними. Теперь мы перенесли инструкции в приложение и дополнили тестом для закрепления информации.
Успешно проходим аудиты
С новым форматом аудиторы уверены в качестве обучения. Аудитор видит отчет из Skill Cup: сотрудник устроился 2 недели назад и изучил весь материал планомерно за несколько дней.
«Чаще всего я на личной встрече показываю клиентам, как мы отслеживаем и контролируем, что сотрудник прочитал материал, а не пролистал или открыл и закрыл. Показываю, как выглядит на телефоне мобильная платформа. Для многих это открытие, они приятно удивлены».
СОПы стали понятнее для сотрудников
Раньше СОП был документом от 5 до 10 страниц, сложных для восприятия. Когда я тот же самый текст разбавила картинками и добавила в виде коротких карточек на платформу, все стало гораздо понятней, хотя само содержание документа не изменилось.
СОП сейчас и СОП раньше

Сочетание с другими инструментами

В системе обучения персонала у нас предусмотрены разные методы и инструменты. Мы используем очные тренинги, welcome-встречи, презентации и совмещаем это с микрообучением в Skill Cup. За счет этого сотрудники быстрее усваивают информацию, а нам легче проводить оценку имеющихся знаний и навыков.

Как мы сочетаем разные инструменты с микрообучением:
Закрепление материала после тренингов
Например, после очного обучения я назначаю сотрудникам в качестве задания повторение тренировки по изученной теме. Так они дополнительно закрепляют материал — а после могут повторить его в любое время.
Оценка знаний проходит в очном формате через устные вопросы и практические задания. Затем в Skill Cup я назначаю тестирование, через которое мы делаем дополнительный срез знаний.
Оценка знаний
Другой вариант: после очного обучения мы проводим аттестацию прямо в Skill Cup. Например, водители после тренинга проходили тест: решали несколько кейсов в формате тренировки, которые я назначила им как домашнее задание.

Некоторые отделы сами публикуют контент на платформе

В частности этим активно пользуется IT-отдел. По любым доработкам наших внутренних программ они делают скринкаст экрана и сами выкладывают его на нужные категории сотрудников.
Так мы экономим время. Раньше IT-отдел собирал всех сотрудников и рассказывал, какое обновление они сделали и чем оно полезно. Это не всегда гарантировало присутствие всех сотрудников: кто-то мог пропустить собрание. Да и сама информация после встречи могла легко забыться. Теперь IT-отдел может отследить по отчету, прошли ли сотрудники тренировку и призвать их, если они прошли, пользоваться новыми форматами работы в программе.

Отслеживаем обучение через статистику

Со статистикой в Skill Cup мы видим не только, изучил ли сотрудник материал, но и то, насколько качественно он его изучил.

Например, если мы видим, что большой материал сотрудник изучал 3 минуты, а потом сдал тест с 25-й попытки — мы сразу понимаем, что качество и объем усвоенной информации крайне низкие.
«Количество попыток сдачи теста отлично показывает, как сотрудники усвоили материал. Были случаи, когда сотрудник проходил тест, не открывая ни одной тренировки и делая по 30 попыток, чтобы набрать хотя бы 80% правильных ответов».

Как мотивируем персонал обучаться

Доносим важность обучения еще на собеседовании
На примере водителей: обычно при собеседовании мы говорим, какую роль он и его качественная работа играют в целом спектре услуг нашей компании. И чтобы ему было проще обеспечивать тот уровень качества, который мы требуем, мы даем материалы в Skill Cup, которые ему помогут соответствовать нашим требованиям.
Обязательные аудиты клиентов
Есть отчасти устрашающая мотивация, когда мы открыто говорим, что у нас есть клиенты, которые приезжают с аудитом. Особенно это касается сотрудников склада и операторов производства. С ними бывает такой диалог:
— А зачем мне это все проходить? Мне сейчас наставник покажет, я пару раз посмотрю, на третий раз уже знаю все, как делать. Если что не пойму, спрошу у наставника.
— Хорошо, но приезжает клиент с аудитом. Я не могу сказать, что ты всему научился у наставника. Клиенту надо показать, что ты действительно прошел инструктаж и изучил технологию, которую потом закрепил на практике.
Возможность быстро оптимизировать свою работу
В Skill Cup раньше всех появляется информация об обновлении или изменении операционных процедур. Сотрудники, которые их изучили, раньше других могут оптимизировать свою работу согласно новым инструментам и не ждать очного обучения.

С помощью ленты вовлекаем в жизнь компании

Цель ленты: повысить лояльность и вовлеченность сотрудника в жизнь компании. Там мы публикуем наши производственные достижения, корпоративные события, информацию о карьерных перемещениях и днях рождения сотрудников. Эти материалы видит весь персонал. Таким образом все сотрудники в курсе жизни компании.
Организуем флешмобы
Все лето у нас проходил флешмоб «Цвет настроения». В четверг мы публиковали пост с информацией о цвете, с элементами которого в одежде нужно было прийти в пятницу на работу.

Задача для участия во флешмобе: сделать фото, выложить в соцсети и отправить в отдел персонала. Дальше в приложении проходило голосование за лучший образ в выбранном цвете, и победитель получал вкусные подарки. По результатам голосований было видно, что сотрудники активно включаются в этот флешмоб, хотя у всех была высокая рабочая нагрузка.
Иногда даже происходили соревнования между отделами. Например, сотрудники ИТ-департамента вступали в ожесточенную борьбу за голоса с коллегами из отдела продаж и развития. Нам было радостно и ценно наблюдать, как сотрудники подключаются, чтобы проголосовать за своих коллег и друзей.
«Это еще больше сплачивает коллектив. С одной стороны мы конкурируем за право победы, с другой — благодаря фотографиям, заочно знакомимся с сотрудниками, которых во время работы очно могли и не встретить в стенах офиса».
Без Skill Cup такой флешмоб не организовать. Пришлось бы делать информационную рассылку через почту, которая в потоке других писем затерялась бы, или приходить во все отделы, чтобы сообщить об этом устно. А благодаря тому, что в Skill Cup все «сидят», через него можно легко доносить любую информацию.

Кто создает контент

Сначала созданием всего контента и публикацией на платформе я занималась одна. Сейчас стали подключаться другие сотрудники: и коллеги из HR отдела, и сотрудники из других подразделений (IT, отдел по управлению качеством).
Обучающий контент начали делать сами сотрудники
Ко мне приходят сотрудники производственной площадки, складского комплекса, диспетчеры:
У нас есть определенный алгоритм выполнения работы, а в Skill Cup его нет.
У нас региональные представители не знают, как пользоваться аппаратурой для снятия показаний термодатчиков. Давай я сделаю видео, а ты выложишь.
И они сами делают контент, который мне остается опубликовать.

Итоги

Бизнес-результаты
Мы видим повышение качества работы сотрудников, которым мы теперь доносим любую информацию быстро, без потери качества в доступной для всех форме.

Я часто слышу от водителей, что они активно пользуются Skill Cup в работе. Они понимают, что там могут быть важные инструкции. Сотрудники теперь более ответственно относятся к обучению в том числе потому, что знают — их обучение контролируется.
«Если водитель говорит: „я этого не сделал, потому что не знал, как“, — мы всегда можем ответить: „ты знал, где посмотреть“».
Влияние на корпоративную культуру
С учетом того, что число персонала выросло в 2 раза, Skill Cup играет большую роль в адаптации новичков, которые сразу включаются в корпоративную жизнь компании. Они быстрее знакомятся с коллегами и вливаются в коллектив.

Skill Cup положительно повлиял на нашу корпоративную культуру. Теперь мы все в едином информационном поле, оперативно узнаем последние новости о компании, делимся нашими победами и достижениями, поздравляем друг друга с праздниками и днями рождения.
Материалы стали понятнее
От сотрудников получаю такие комментарии: теперь все легко и намного понятней. Материал быстро запоминается за счет тестов, которые мы делаем для закрепления изученного. Это облегчает сотрудникам освоение процедур и регламентов.

Формат Skill Cup ориентирован на быстрое обучение и поэтому имеет ограничения. Они помогают мне формировать четкий, структурный и доступный контент.
«Я не могу просто вылить весь поток мыслей и вынуждена оставлять только важную и нужную информацию. Откровенно: порой это бесит. Думаешь, что еще сократить в тексте, чтобы уместить его в информационный блок. Но в итоге это помогает сотрудникам проще усваивать информацию».

Что планируем сделать

Обучать больше отделов в компании
Еще остались должности, для которых база знаний — это более опытные сотрудники. А здесь мы всегда имеем риск, что с уходом такого эксперта, уйдут и знания.
Оптимизировать существующий контент
Мы не стоим на месте и многие процессы меняются. Надо успевать их обновлять, чтобы сотрудники пользовались только актуальной информацией.
Увеличить вовлеченность региональных партнеров
Водителей партнеров мы не можем принудить использовать Skill Cup. Поэтому хотим дополнить обучающий контент вовлекающими постами, чтобы мотивировать их проходить обучение.

Советы: когда применять микрообучение

При быстроразвивающемся бизнесе
Если вы часто внедряете новые процессы и оптимизируете существующие, микрообучение поможет емко и быстро донести эти изменения до сотрудников.
При ограниченных ресурсах
Если у вас один сотрудник занимается обучением персонала, вам подойдет Skill Cup. Он прост и понятен, не надо тратить время на изучение того, как выложить материал. К тому же у Skill Cup оперативная и доброжелательная поддержка, благодаря которой любой вопрос или проблема при работе с приложением решается в один миг.
Когда есть сотрудники без стационарного рабочего места
Рекомендую Skill Cup тем, у кого много сотрудников без стационарного рабочего места. Платформа позволяет работать над вовлеченностью, формированием командного рабочего духа и повышением лояльности к компании.
Создайте базу обучающих материалов, которые будут в быстром доступе у ваших сотрудников, как это сделал Biocard.

Создайте базу знаний для сотрудников в Skill Cup

Content Oriented Web
Make great presentations, longreads, and landing pages, as well as photo stories, blogs, lookbooks, and all other kinds of content oriented projects.
Свяжитесь с нами и получите пробный доступ в Skill Cup
Напишите нам в мессенджеры
или заполните форму и мы свяжемся с вами по электронной почте