Биокард: как создать базу обучающих материалов в быстром доступе у сотрудников

Октябрь, 2021
Ускорили обучение, объединили всех сотрудников компании, упростили адаптацию новичков и аттестацию.
Раньше все знания сотрудники получали из разных источников: что-то узнавали на тренингах, что-то из общения с наставником, что-то из бумажных документов. Всегда был риск упустить важное — и это могло серьезно повлиять на качество работы.

Теперь повторить и изучить любой материал можно в удобном формате в приложении на смартфоне.
Ирина Храпова, тренинг-менеджер. Отвечает за внедрение, администрирование и вовлечение сотрудников в Skill Cup.
рассказывает:

Проблема, задача и выбор платформы

Компания

Основные услуги Biocard Logistics — это температурные перевозки фармацевтических препаратов. Сейчас мы один из основных перевозчиков вакцины в России. Мы транспортируем по России и за рубеж «Спутник» и другие российские вакцины от коронавируса.

Помимо этого, мы доставляем любые грузы в нужной температуре, в том числе биоматериалы. Например, спинномозговую жидкость для операции или препараты для клинических исследований. А также предлагаем клиентам хранение препаратов и других грузов на нашем складе.

У компании многофункциональный бизнес: транспортировка, складское хранение, производство упаковки и IT-разработки.
Собственные разработки
Наши специалисты разрабатывают технологии для перевозки и хранения: термобоксы SafePack, благодаря которым грузы остаются сохранными во время перевозки; температурный датчик SafePack SmartSensor, благодаря которому мы контролируем температуру внутри бокса в режиме онлайн на всем периоде доставки.

В ближайшие 3 года мы планируем запустить собственную экосистему BIOCARD SMART, которая будет включать в себя семейство датчиков, умную упаковку, программный продукт с мобильным приложением, веб-решения для клиентов, курьеров и логистических компаний.

Сотрудники

С ноября 2020 года мы увеличились в штате в 2 раза
При этом число сотрудников отдела персонала, которые обслуживают штат, осталось прежним. Мы искали инструмент, который помог бы нам масштабировать адаптацию и учебный процесс на растущее число сотрудников.
70% персонала не имеют стационарных рабочих мест
Это водители-экспедиторы, сотрудники складской логистики, операторы производства, которые создают термобоксы. Качество работы у каждого из этих сотрудников должно максимально соответствовать нашим требованиям.
«От качества работы водителя порой зависит оказание услуги в целом. Например, если он не отключил вовремя температурный датчик — получатель груза увидит температурный выход на графике и посчитает, что мы нарушили условия транспортировки».

Задачи

Собрать общую базу знаний
Сотрудники при выполнении своих задач должны следовать правилам и алгоритмам работы, которые приняты у нас в компании. Эти знания передавались от эксперта к новичку и всегда был риск, что с уходом эксперта часть знаний будет утеряна. Мы хотели собрать базу знаний для всех категорий сотрудников в одном месте, сделать ее единой, доступной и проверенной.
Вовлеченность и развитие корпоративной культуры
Нам нужно было объединить всех сотрудников, численность которых растет в геометрической прогрессии. У нас есть чаты в WhatsApp, но их очень много и через них трудно централизованно доносить информацию.

Почему выбрали микрообучение в Skill Cup

Мы рассматривали несколько вариантов и остановились на Skill Cup. У всех сотрудников есть смартфоны. Всем удобно с помощью них обучаться и получать информацию в любое время в простом и структурированном виде.
Создать материал и опубликовать
Отредактировать, если нужны изменения
Skill Cup
Повторить все шаги, чтобы внести в курс изменения
Другие платформы
Добавить на платформу
Красиво оформить
Найти программу
Создать материал
Удобство создания контента
Я понимала, что важно не только загрузить обучающий контент, но и сделать его понятным для сотрудника. На другой СДО можно было загружать и видео, и большие презентации, но изучать их сотрудникам было бы труднее. А Skill Cup предлагал форматы, в которых я смогла быстро, компактно и доступно для сотрудников транслировать знания.
Различные форматы контента
Например, в одной тренировке можно сделать текстовый и видеоконтент, добавить фотометку и завершающий тест. Сотрудник при изучении задействует разные каналы восприятия и ему будет легче закрепить информацию.
Все в одном месте
Как администратору платформы мне не надо искать стороннюю программу, чтобы сделать в ней красивый тест и потом его разместить на платформе для обучения. В Skill Cup уже есть шаблон, который остается заполнить и опубликовать.
Быстро реагируем на изменения
За первый месяц работы сотрудника технология, которую он изучал на этапе онбординга, может поменяться уже на 50%. Благодаря микрообучению, мы оперативно информируем об изменениях, контролируем их изучение и таким образом снижаем количество ошибок.

Обучаем сотрудников с помощью тренировок

В формате тренировок мы размещаем весь обучающий контент. В этом разделе мы сегментируем всех сотрудников по отделам и делим для них тренировки по категориям. Примеры категорий в разделе «Тренировки»: «Конструктивное общение в команде», «SOP», «Инструкции», «Клиентоориентированность».

Группы, для которых мы уже на 90−100% подготовили необходимый контент:

Водители-экспедиторы
У водителей есть база знаний, которую каждый водитель-новичок должен изучить в обязательном порядке. Часть материалов нужно изучить еще до официального трудоустройства.

Нам важно, чтобы уже с первого рабочего дня водитель четко следовал правилам работы по доставке и забору груза, умел работать в нашем мобильном приложении.

Чтобы водитель соблюдал все правила, мы проводим обязательный обучающий пребординг. Новый водитель еще до официального трудоустройства проходит практику с будущим коллегой и изучает несколько тренировок в Skill Cup с последующим проверочным тестированием.
Помимо штатных водителей обучение в Skill Cup проходят и сотрудники транспортных компаний-партнеров, которые помогают доставлять грузы по регионам России.
Сотрудники отдела складской логистики
У сотрудников склада узкая специфика: работа в программах, подготовка термоэлементов, активация температурных датчиков, работа с документами на груз и экспедиторской документацией. От деятельности сотрудников склада зависит качество подготовки термобоксов, поэтому важно, чтобы они выполняли свои функции безошибочно.

Чтобы ознакомиться с функциями, каждый новый сотрудник склада подключается к Skill Cup, где в течение первых двух недель должен пройти весь обучающий контент и сдать проверочное тестирование.
Менеджеры клиентского сервиса
Эти сотрудники — лицо Biocard для наших клиентов. Они принимают и обрабатывают заказы клиентов, отвечают на вопросы по любому этапу оказания услуги.
Менеджеры клиентского сервиса должны знать все про компанию: начиная от того, какой у нас спектр услуг, заканчивая тем, что происходит на складе и как работает таможенный отдел. Поэтому у менеджеров много материалов в Skill Cup, с которыми сотрудник может изучать и повторять теоретическую базу.

Для адаптации менеджеров мы прописываем, какие тренировки и в течение какого периода времени новичку необходимо пройти.
«Без приложения это были бы отрывочные знания: как наставник это знает, так и рассказал новичку. Поэтому наши новые менеджеры быстрее проходят адаптацию: весь необходимый материал сотруднику уже предоставлен. Наставник рекомендует новичку тренировки по необходимым в текущий момент блокам и темам».
Операторы производства
Сотрудники производственной линии создают наши термобоксы и термоэлементы. Для них есть узкий и максимально полезный контент: видео, обучающее каждому этапу создания термобокса.
В работе операторов производства большую роль играет наставничество и рабочая практика. Но также важно, чтобы сотрудники могли повторить, посмотреть и понять весь рабочий процесс создания термобокса. И сдать проверочный тест, который акцентирует их внимание на важных моментах, помогающих избежать ошибок в работе.

Обучаем стандартам GDP

Так как мы работаем в сфере логистики, наша компания должна соответствовать стандартам GDP (General Distribution Practices). Многие клиенты приезжают к нам с аудитом. Им важно быть уверенными, что все сотрудники ознакомлены со стандартами СОП (специальные операционные процедуры) и работают согласно этим процедурам.

До внедрения Skill Cup сотрудники читали СОПы в бумажном варианте и ставили подпись, что ознакомились с ними. Теперь мы перенесли инструкции в приложение и дополнили тестом для закрепления информации.
Успешно проходим аудиты
С новым форматом аудиторы уверены в качестве обучения. Аудитор видит отчет из Skill Cup: сотрудник устроился 2 недели назад и изучил весь материал планомерно за несколько дней.
«Чаще всего я на личной встрече показываю клиентам, как мы отслеживаем и контролируем, что сотрудник прочитал материал, а не пролистал или открыл и закрыл. Показываю, как выглядит на телефоне мобильная платформа. Для многих это открытие, они приятно удивлены».
СОПы стали понятнее для сотрудников
Раньше СОП был документом от 5 до 10 страниц, сложных для восприятия. Когда я тот же самый текст разбавила картинками и добавила в виде коротких карточек на платформу, все стало гораздо понятней, хотя само содержание документа не изменилось.
СОП сейчас и СОП раньше

Сочетание с другими инструментами

В системе обучения персонала у нас предусмотрены разные методы и инструменты. Мы используем очные тренинги, welcome-встречи, презентации и совмещаем это с микрообучением в Skill Cup. За счет этого сотрудники быстрее усваивают информацию, а нам легче проводить оценку имеющихся знаний и навыков.

Как мы сочетаем разные инструменты с микрообучением:
Закрепление материала после тренингов
Например, после очного обучения я назначаю сотрудникам в качестве задания повторение тренировки по изученной теме. Так они дополнительно закрепляют материал — а после могут повторить его в любое время.
Оценка знаний проходит в очном формате через устные вопросы и практические задания. Затем в Skill Cup я назначаю тестирование, через которое мы делаем дополнительный срез знаний.
Оценка знаний
Другой вариант: после очного обучения мы проводим аттестацию прямо в Skill Cup. Например, водители после тренинга проходили тест: решали несколько кейсов в формате тренировки, которые я назначила им как домашнее задание.

Некоторые отделы сами публикуют контент на платформе

В частности этим активно пользуется IT-отдел. По любым доработкам наших внутренних программ они делают скринкаст экрана и сами выкладывают его на нужные категории сотрудников.
Так мы экономим время. Раньше IT-отдел собирал всех сотрудников и рассказывал, какое обновление они сделали и чем оно полезно. Это не всегда гарантировало присутствие всех сотрудников: кто-то мог пропустить собрание. Да и сама информация после встречи могла легко забыться. Теперь IT-отдел может отследить по отчету, прошли ли сотрудники тренировку и призвать их, если они прошли, пользоваться новыми форматами работы в программе.

Отслеживаем обучение через статистику

Со статистикой в Skill Cup мы видим не только, изучил ли сотрудник материал, но и то, насколько качественно он его изучил.

Например, если мы видим, что большой материал сотрудник изучал 3 минуты, а потом сдал тест с 25-й попытки — мы сразу понимаем, что качество и объем усвоенной информации крайне низкие.
«Количество попыток сдачи теста отлично показывает, как сотрудники усвоили материал. Были случаи, когда сотрудник проходил тест, не открывая ни одной тренировки и делая по 30 попыток, чтобы набрать хотя бы 80% правильных ответов».

Как мотивируем персонал обучаться

Доносим важность обучения еще на собеседовании
На примере водителей: обычно при собеседовании мы говорим, какую роль он и его качественная работа играют в целом спектре услуг нашей компании. И чтобы ему было проще обеспечивать тот уровень качества, который мы требуем, мы даем материалы в Skill Cup, которые ему помогут соответствовать нашим требованиям.
Обязательные аудиты клиентов
Есть отчасти устрашающая мотивация, когда мы открыто говорим, что у нас есть клиенты, которые приезжают с аудитом. Особенно это касается сотрудников склада и операторов производства. С ними бывает такой диалог:
— А зачем мне это все проходить? Мне сейчас наставник покажет, я пару раз посмотрю, на третий раз уже знаю все, как делать. Если что не пойму, спрошу у наставника.
— Хорошо, но приезжает клиент с аудитом. Я не могу сказать, что ты всему научился у наставника. Клиенту надо показать, что ты действительно прошел инструктаж и изучил технологию, которую потом закрепил на практике.
Возможность быстро оптимизировать свою работу
В Skill Cup раньше всех появляется информация об обновлении или изменении операционных процедур. Сотрудники, которые их изучили, раньше других могут оптимизировать свою работу согласно новым инструментам и не ждать очного обучения.

С помощью ленты вовлекаем в жизнь компании

Цель ленты: повысить лояльность и вовлеченность сотрудника в жизнь компании. Там мы публикуем наши производственные достижения, корпоративные события, информацию о карьерных перемещениях и днях рождения сотрудников. Эти материалы видит весь персонал. Таким образом все сотрудники в курсе жизни компании.
Организуем флешмобы
Все лето у нас проходил флешмоб «Цвет настроения». В четверг мы публиковали пост с информацией о цвете, с элементами которого в одежде нужно было прийти в пятницу на работу.

Задача для участия во флешмобе: сделать фото, выложить в соцсети и отправить в отдел персонала. Дальше в приложении проходило голосование за лучший образ в выбранном цвете, и победитель получал вкусные подарки. По результатам голосований было видно, что сотрудники активно включаются в этот флешмоб, хотя у всех была высокая рабочая нагрузка.
Иногда даже происходили соревнования между отделами. Например, сотрудники ИТ-департамента вступали в ожесточенную борьбу за голоса с коллегами из отдела продаж и развития. Нам было радостно и ценно наблюдать, как сотрудники подключаются, чтобы проголосовать за своих коллег и друзей.
«Это еще больше сплачивает коллектив. С одной стороны мы конкурируем за право победы, с другой — благодаря фотографиям, заочно знакомимся с сотрудниками, которых во время работы очно могли и не встретить в стенах офиса».
Без Skill Cup такой флешмоб не организовать. Пришлось бы делать информационную рассылку через почту, которая в потоке других писем затерялась бы, или приходить во все отделы, чтобы сообщить об этом устно. А благодаря тому, что в Skill Cup все «сидят», через него можно легко доносить любую информацию.

Кто создает контент

Сначала созданием всего контента и публикацией на платформе я занималась одна. Сейчас стали подключаться другие сотрудники: и коллеги из HR отдела, и сотрудники из других подразделений (IT, отдел по управлению качеством).
Обучающий контент начали делать сами сотрудники
Ко мне приходят сотрудники производственной площадки, складского комплекса, диспетчеры:
У нас есть определенный алгоритм выполнения работы, а в Skill Cup его нет.
У нас региональные представители не знают, как пользоваться аппаратурой для снятия показаний термодатчиков. Давай я сделаю видео, а ты выложишь.
И они сами делают контент, который мне остается опубликовать.

Итоги

Бизнес-результаты
Мы видим повышение качества работы сотрудников, которым мы теперь доносим любую информацию быстро, без потери качества в доступной для всех форме.

Я часто слышу от водителей, что они активно пользуются Skill Cup в работе. Они понимают, что там могут быть важные инструкции. Сотрудники теперь более ответственно относятся к обучению в том числе потому, что знают — их обучение контролируется.
«Если водитель говорит: „я этого не сделал, потому что не знал, как“, — мы всегда можем ответить: „ты знал, где посмотреть“».
Влияние на корпоративную культуру
С учетом того, что число персонала выросло в 2 раза, Skill Cup играет большую роль в адаптации новичков, которые сразу включаются в корпоративную жизнь компании. Они быстрее знакомятся с коллегами и вливаются в коллектив.

Skill Cup положительно повлиял на нашу корпоративную культуру. Теперь мы все в едином информационном поле, оперативно узнаем последние новости о компании, делимся нашими победами и достижениями, поздравляем друг друга с праздниками и днями рождения.
Материалы стали понятнее
От сотрудников получаю такие комментарии: теперь все легко и намного понятней. Материал быстро запоминается за счет тестов, которые мы делаем для закрепления изученного. Это облегчает сотрудникам освоение процедур и регламентов.

Формат Skill Cup ориентирован на быстрое обучение и поэтому имеет ограничения. Они помогают мне формировать четкий, структурный и доступный контент.
«Я не могу просто вылить весь поток мыслей и вынуждена оставлять только важную и нужную информацию. Откровенно: порой это бесит. Думаешь, что еще сократить в тексте, чтобы уместить его в информационный блок. Но в итоге это помогает сотрудникам проще усваивать информацию».

Что планируем сделать

  • Обучать больше отделов в компании
    Еще остались должности, для которых база знаний — это более опытные сотрудники. А здесь мы всегда имеем риск, что с уходом такого эксперта, уйдут и знания.
  • Оптимизировать существующий контент
    Мы не стоим на месте и многие процессы меняются. Надо успевать их обновлять, чтобы сотрудники пользовались только актуальной информацией.
  • Увеличить вовлеченность региональных партнеров
    Водителей партнеров мы не можем принудить использовать Skill Cup. Поэтому хотим дополнить обучающий контент вовлекающими постами, чтобы мотивировать их проходить обучение.

Советы: когда применять микрообучение

  • При быстроразвивающемся бизнесе
    Если вы часто внедряете новые процессы и оптимизируете существующие, микрообучение поможет емко и быстро донести эти изменения до сотрудников.
  • При ограниченных ресурсах
    Если у вас один сотрудник занимается обучением персонала, вам подойдет Skill Cup. Он прост и понятен, не надо тратить время на изучение того, как выложить материал. К тому же у Skill Cup оперативная и доброжелательная поддержка, благодаря которой любой вопрос или проблема при работе с приложением решается в один миг.
  • Когда есть сотрудники без стационарного рабочего места
    Рекомендую Skill Cup тем, у кого много сотрудников без стационарного рабочего места. Платформа позволяет работать над вовлеченностью, формированием командного рабочего духа и повышением лояльности к компании.
Создайте базу обучающих материалов, которые будут в быстром доступе у ваших сотрудников, как это сделал Biocard.

Создайте базу знаний для сотрудников в Skill Cup

Смотреть другие кейсы

  • Как «Азбука вкуса» обучает персонал в условиях больших нагрузок
  • Как в BMW ускорили адаптацию новичков с помощью микрообучения

  • Как запустить микрообучение в розничной сети?
Свяжитесь с нами и получите пробный доступ в Skill Cup
Напишите нам в телеграм
или заполните форму и
мы свяжемся с вами