Должностные инструкции - что это такое и как их составить

Должностные инструкции однозначно определяют обязанности работников, их права и ответственность, что, в свою очередь, способствует более слаженной работе организации и достижению общих целей компании.

Должностная инструкция — это утвержденный документ, который регламентирует права, обязанности и ответственность конкретной должности. Документ имеет юридическую силу и применяется при трудоустройстве и разрешении спорных ситуаций.

Они помогают избежать неточностей при выполнении профессиональной деятельности. При ознакомлении с документом сотрудник будет однозначно понимать, что от него требуется как от специалиста. Это снизит количество конфликтных ситуаций и недоразумений. Наличие чётких показателей выполнения обязанностей поможет руководителям объективно анализировать деятельность персонала, что важно при проведении профессиональной аттестации.

Должностные инструкции служат организационным инструментом для новых работников, помогая им быстрее понять профессиональные цели и интегрироваться в коллектив. Они предотвращают юридические разбирательства и недоразумения, связанные с выполнением трудовых функций.

Когда каждый член команды понимает свои обязанности и права, это способствует более эффективному выполнению задач и увеличению коллективной продуктивности. Должностные инструкции являются основой для разработки программ переобучения и повышения квалификации специалистов, например, если работник собирается перейти на новую должность. Они помогают создать структуру в компании.

Документ может включать следующие разделы:

• Введение — назначение данного документа, а также краткое описание должности внутри компании.
• Общие положения — корпоративные требования для всего персонала, без условий для конкретной специальности.
• Обязанности — специфические задачи, выполняемые конкретным работником.
• Права и полномочия — права и полномочия, предоставляемые персоналу.
• Ответственность — ответственность за профессиональную деятельность.
• Квалификационные требования — образование, опыт работы и другие критерии.
• Дополнительные требования — знание языков, навыки работы с компьютером и др.
• Заключение и дата вступления в силу данного документа.

Должностные инструкции оформляются в корпоративном стиле компании и доступны для всех сотрудников. Их можно разместить на сайте организации, в личных делах сотрудников или в других доступных местах.

Должностная инструкция четко формулирует обязанности и задачи работника, что позволяет избежать недоразумений и конфликтов. Руководство может использовать её как основу для анализа выполнения задач, достижения целей и качества работы, что помогает в принятии решений о повышении, поощрении или необходимости дополнительного обучения.

Должностная инструкция является полезным инструментом для обучения новых сотрудников. Она помогает им быстро ознакомиться с их обязанностями, внутренними процессами и стандартами работы в компании, что способствует более быстрой адаптации и повышению производительности.

Также должностная инструкция на предприятии разрабатывается с целью предотвратить конфликты между сотрудниками и руководством. Если возникают споры о том, кто за что отвечает, должностная инструкция служит объективным источником информации, который можно использовать для разрешения разногласий.

Должностная инструкция служит важным документом в случае трудовых споров. Она фиксирует обязанности и права работника, что может быть использовано в суде или при разрешении трудовых конфликтов. Наличие четкой и актуальной должностной инструкции защищает интересы как работника, так и работодателя.

Первый шаг заключается в разработке проекта должностной инструкции. Кто разрабатывает должностные инструкции? Участвовать должны непосредственные руководители, отдел кадров и сами сотрудники, чтобы учесть все аспекты работы и специфические требования. После разработки проекта необходимо согласовать его с заинтересованными сторонами: руководителями подразделений, HR-отделом, юридической службой и другими сотрудниками. Важно получить обратную связь и внести изменения, чтобы документ соответствовал реальным условиям работы.

После согласования проект должностной инструкции должен быть представлен на утверждение руководству компании, например, на заседании совета директоров или другого управленческого органа. Руководство оценивает документ и дает согласие на его применение.

После утверждения должностной инструкции необходимо ознакомить всех сотрудников, которых она касается. Это можно сделать через внутренние рассылки, собрания или тренинги. Важно, чтобы каждый работник понимал свои обязанности, права и ответственность. Установите периодичность пересмотра, например, раз в год, и назначьте ответственных за этот процесс.
Утвержденная должностная инструкция документируется и хранится в кадровом архиве. Все изменения и дополнения фиксируются в соответствии с внутренними регламентами компании.