Онбординг персонала - что это за процессы и для чего

Результаты деятельности компании определяются тем, насколько эффективно она распоряжается имеющимися в ее распоряжении ресурсами.

Поэтому бизнес-процессы должны быть выстроены так, чтобы все ресурсы приносили максимальную пользу текущим проектам. Человеческие ресурсы (сотрудники компании) – важная интегральная составляющая успеха, и от того, насколько эффективно компания будет ими распоряжаться, будут зависеть как показатели качества выпускаемых продуктов, так и эффективность расходования финансов.

Однако даже самый опытный и квалифицированный специалист не может выполнять свои обязанности на новом для него рабочем месте без подготовки и ввода в курс дела.

Поэтому мы решили рассмотреть понятие онбординга персонала и рассказать вам:

• Onboarding – что это и зачем нужен этот процесс.
• Онбординг и адаптация – в чем разница между этими понятиями и что их объединяет.
• Из каких основных этапов состоит онбординг и в чем особенности каждого из этих этапов.
• Как правильно составлять чек-листы для проведения онбординга сотрудников.

Также в этом материале мы рассмотрим практические сценарии успешного проведения онбординга в копаниях из разных секторов.

Онбордингом (Onboarding) в теории управления персоналом принято называть совокупность формальных и неформальных действий компании, которые предпринимаются с момента выхода сотрудника на новое для него рабочее место с целью обеспечения условий для эффективного исполнения должностных обязанностей. Простыми словами, онбординг персонала – это подготовка сотрудника к любым задачам и ситуациям, с которыми он может столкнуться на новой для него должности. Онбординг проводится как для новичков, которые начинают свою карьеру в компании, так и для сотрудников, которые продвигаются по карьерной лестнице или перемещаются между департаментами.

Грамотное проведение онбординга помогает сотруднику не только получить представление о круге своих обязанностей и полномочий, но и приступить к работе в новой для него обстановке без лишних стрессов и тревог. В ходе онбординга сотрудник знакомится с рабочими процессами, правилами, регламентами, коллективом, корпоративной культурой и политиками, либо же актуализирует свои знания в этих сферах, если он ранее работал в этой же компании.

Длительность онбординга зависит как от кадровых политик компании, так и от особенностей должности, которую занимает сотрудник. Также на длительность и содержание онбординга будет влиять образование и карьерная история сотрудника. Так, для новичка, только начинающего свой путь в вашей компании и проходящего испытательный срок, онбординг должен содержать объемный модуль, знакомящий сотрудника с ценностями и культурой компании, тогда как при переводе опытного и сравнительно давно работающего в компании сотрудника в другую команду ему будет достаточно короткого знакомства с особенностями трактования и соблюдения корпоративной культуры, принятым в новом для него коллективе.

Правильно организованный и проведенный онбординг новичков – это разумная инвестиция в будущее. Чем больше вопросов и ситуаций будут рассмотрены в ходе онбординга, чем теснее сотрудник будет интегрирован в новый для него коллектив – тем эффективнее он сможет в будущем выполнять возложенные на него задачи и тем реже он будет допускать ошибки или терять время на поиск решений стандартных проблем.

Еще одно важное преимущество ответственного отношения к онбордингу – снижение кадровой «текучки». Исследования показывают, что порядка 50% сотрудников увольняются с новой для них работы в течение первых 6 месяцев, и основной причиной увольнения они называют сложности адаптации к новой обстановке. В свою очередь, успешный онбординг помогает снизить количество сотрудников, уходящих из компании – а значит, снизить расходы на поиск и обучение новых специалистов на те же вакансии.

Если же отнестись к онбордингу формально или вообще даже не задаваться вопросами про Onboarding – что это и зачем нужно, то в такой ситуации можно ожидать рост увольняющихся в ходе испытательного срока сотрудников еще на 30%. И даже несмотря на то, что российские компании успешно перенимают и адаптируют актуальные деловые практики, до сих пор только 30% опрошенных сотрудников российских компаний положительно оценивают свой опыт адаптации к новой должности, тогда как 28% респондентов оказались недовольны проведенным онбордингом настолько, что собираются покинуть компанию в первые месяцы работы.

Часто у людей, вникающих в тонкости процесса обучения персонала, возникает вопрос про термины «онбординг» и «адаптация» – в чем разница между этими понятиями? Даже в профессиональных источниках термин «онбординг» часто употребляется в качестве синонима термина «адаптация». Однако такое толкование не совсем верно, поскольку адаптация является более широким термином и описывает все меры, которые принимаются для обеспечения успешного входа сотрудника в новую для него должность (включая и случаи найма компанией новых сотрудников».

Онбординг же – это одна из интегральных составляющих адаптации, которая заключается в постепенном вводе сотрудника в курс его обязанностей и его интеграции в рабочем процессе.

Помимо онбординга, адаптация часто включает в себя и пребординг. Пребординг – это действия, которые компания предпринимает перед выходом сотрудника на его рабочее место.

Основные задачи пребординга:

• Предоставление информации о внутренних процессах компании, которая необходима сотруднику для исполнения возложенных на него обязанностей и его места в общей структуре бизнеса.
• Снятие тревоги и беспокойства, связанных с выходом на работу в новых условиях.
• Предоставление поддержки и повышение уровня уверенности сотрудника.

Основная цель процесса адаптации – быстрый ввод сотрудника в курс текущей ситуации, ознакомление с обязанностями, интеграция в состав команды.

Для достижения этой цели адаптация должна решать следующие основные задачи:

• Ввод новичка в курс дела в отведенном ему секторе обязанностей.
• Повышение уровня мотивации новичка.
• Знакомство сотрудника с коллективом.

Основные методы адаптации:

• Обучение непосредственно на рабочем месте.
• Программы наставничества.
• Обучение вне рабочего места в ходе семинаров и курсов.
• Предоставление учебных материалов для самостоятельного изучения.
• Предоставление должностных инструкций и других документов, содержащих описание текущей ситуации и ожидаемого порядка исполнения обязанностей.
• Знакомство с коллегами в формальной или неформальной обстановке.

Основной целью онбординга обычно становится плавное погружение сотрудника в рабочий процесс.


Для достижения этой цели необходимо решение таких задач:

• Оформление сотрудника на новой должности согласно требованиям актуального законодательства.
• Предоставление должностных инструкций и шаблонов документов, которые будут использоваться в работе.
• Предоставление доступа к релевантным для возложенных на сотрудника обязанностей разделам базы знаний компании.
• Знакомство с коллегами в рабочей обстановке.
• Ознакомление с текущей ситуацией в департаменте и на направлении, в котором будет работать специалист.
• Постановка целей на первый период работы.
• Вовлечение в рабочие процессы компании.
• Построение доверительных отношений с руководителем и коллегами.
• Ознакомление с ценностями и корпоративной культурой.

Таким образом, адаптация – это более широкий термин, который описывает все действия, предпринимаемые для облегчения ввода сотрудника в новую должность как начиная с первого рабочего дня, так и до него, тогда как онбординг – составляющая адаптации, которая начинается в первый рабочий день непосредственно на новом рабочем месте.

Современные взгляды на организацию процесса онбординга предполагают его разделение на четыре основных этапа:

• Первый рабочий день.
• Первая неделя работы на новом рабочем месте.
• Первый месяц исполнения новых обязанностей.
• Завершение онбординга.

Рассмотрим каждый из этих этапов детальнее.

Главная задача онбординга на этом этапе – формирование у сотрудника положительного впечатления о компании, департаменте и должности. Поэтому насколько бы опытным и ответственным ни был сотрудник, не стоит ожидать от него высокой результативности в первый день работы, и ни в коем случае не стоит использовать методику «хочешь научить человека плавать – столкни его с причала».

Вместо этого стоит уделить внимание таким аспектам:

• В первый же день для сотрудника должно быть готово рабочее место, пропуск, необходимое для работы оборудование и программное обеспечение.
• Коллектив должен быть предупрежден о появлении в нем нового человека.
• Нового сотрудника должен встретить ответственный за онбординг сотрудник HR. Особенно это важно для людей, которые только начинают свой путь в компании, однако даже опытному специалисту, переведенному на более высокую должность, будет приятно, если в первый рабочий день в новом кабинете его встретит представитель компании.
• Онбординг первого дня должен начинаться со знакомства с офисом (если человек ранее в нем не работал) и рабочим местом.
• Следующий этап – знакомство с новым коллективом, а также с ключевыми персоналиями, с которыми будет необходимо взаимодействовать при исполнении нового круга обязанностей.
• Далее нужно познакомить сотрудника с корпоративной культурой, как формально, так и неформальной. Неплохо будет заранее анонсировать ближайшие тимбилдинги, корпоративы и другие активности, организуемые компанией.
• Завершающий этап онбординга первого дня – проставление задач. Новые таски не должны быть слишком простыми, чтобы новичок не привыкал сидеть в новом кресле без дела, однако их сложность должна быть посильна для него, учитывая все связанные с адаптацией стрессы. Также первые задания должны приносить пользу и способствовать плавному введению специалиста в его обязанности и актуальную ситуацию. Идеальными первыми тасками могут быть изучение должностных инструкций или освоение необходимого программного и аппаратного обеспечения.

Залог успешного онбординга первого дня – правильный пребординг. В ходе пребординга стоит заранее предупредить сотрудника, какие документы ему понадобятся, к кому ему обращаться по вопросам адаптации, где именно он должен встретиться с ответственным за онбординг сотрудником.

Очень важно, чтобы ответственный за ввод новичков в курс дела специалист проявлял максимальное дружелюбие и открытость.

На этом этапе фокус смещается с эмоциональной адаптации на повышение ситуативной и процессуальной осведомленности, то есть ввод новичка в курс лежащих на него обязанностей и знакомство с актуальными бизнес-процессами, в которых он будет участвовать. Важно, чтобы сотрудник получил на этом этапе первые позитивные практические результаты в своей профессиональной деятельности. Это позволит поднять его уровень мотивации, а заодно принесет пользу текущим операциям компании.

На этой стадии следует:

• Установить и обсудить зону ответственности сотрудника.
• Ознакомить с KPI на ближайший квартал.
• Поставить цели на рабочую неделю.
• Предоставить все необходимые документы и инструкции.
• Детально ознакомить с используемыми рабочими инструментами, создать аккаунты в используемых сервисах или изменить их уровни доступа.
• Рассказать обо всех особенностях рабочего процесса – процедурах, сроках, критериях оценки результатов (definition of done), правилах взаимодействия с коллегами из разных департаментов.
• Финализировать оформление официального трудоустройства.
• Ознакомить сотрудника с предстоящими курсами, семинарами и другими программами корпоративного обучения, в которых он должен или может принять участие, а также составить стратегию обучения.
• Интеграция сотрудника в актуальную для его новой позиции корпоративную программу well-being.

Первые рабочие недели должны сочетать плавный переход с обучения и интеграции в коллектив к исполнению рутинных должностных обязанностей. Начиная со второй недели основные должностные обязанности должны составлять порядка 70%–80% от общего времени занятости новичка (этот показатель зависит от степени сложности возложенных обязанностей, для отдельных позиций обучение может длиться недели и даже месяцы).

В последние дни первого месяца работы новичка ответственный за организацию онбординга сотрудник HR должен:

• Предоставить сотруднику обратную связь о первых результатах его работы. Стоит похвалить объективные достижения и предоставить объективную критику по сферам, в которых от сотрудника ожидается рост.
• Собрать обратную связь от новичка – выяснить, что ему понравилось и не понравилось на новом рабочем месте, насколько он удовлетворен методиками и результатами обучения.
• Провести ревью достигнутых результатов, поставить цели на следующие стадии работы, обсудить новые показатели KPI (если предполагается их изменение по итогам онбординга).
• Обсудить договоренности, достигнутые на этапе пребординга. Для новичков, находящихся на испытательном сроке, обычно первый месяц работы должен закончиться либо решением о переводе в постоянный штат с соответствующим повышением зарплаты, либо разрывом трудовых отношений, либо переводом на другую позицию, либо продлением испытательного срока. Важно, чтобы для новичка новость о принятом компанией решении не стала сюрпризом в последний день испытательного срока, особенно если эта новость может быть им воспринята негативно.

Если в вашей компании установлена другая длительность испытательного срока, то все изложенные рекомендации актуальны именно для этой длительности. Не стоит привязываться именно к календарному месяцу.

Обычно этот этап наступает через 3 месяца с момента оформления нового сотрудника, поскольку в среднем именно такой срок требуется человеку для психологической адаптации к новым обязанностям и коллективу. Однако для отдельных позиций заключительный этап может наступать заметное позднее – в некоторых компаниях общая длительность онбординга может составлять 1 год. Такие практики особенно распространены в секторе IT, где считается, что сотрудник, находящийся на должности Junior Developer, должен в течение первого года работы уделять максимум времени приобретению новых навыков и интеграции в состав команды, и лишь по истечении этого периода его можно допускать к работе над клиентскими проектами и другими основными продуктами компании.

На заключительной стадии стоит провести общее формальное собрание компании, на котором можно поздравить сотрудника с завершением его обучения, выполнить личное ревью достигнутых результатов, еще раз собрать и предоставить обратную связь, установить общие цели и KPI. После формального собрания может быть организовано неформальное – своеобразное «посвящение» в качестве полноценного члена коллектива, который теперь рассматривается не как новичок, а как равноправный участник команды.

Основная цель онбординга – превратить новичка компании в полноценного члена команды с высокой производительностью с минимальными затратами времени и других ресурсов.

Для достижения этой цели онбординг должен решать такие задачи:

• Предоставление сотруднику всей информации, необходимой для эффективного исполнения обязанностей.
• Обеспечение доступа ко всем используемым в работе инструментам, обучению их эффективному применению.
• Повышение уровня вовлеченности сотрудника в рабочие процессы и корпоративную культуру.
• Снижение уровня стресса и тревог, связанных с изменением обстановки.
• Снижение вероятности сценария, в котором сотрудник уходит из компании в первые месяцы работы.
• Интеграция сотрудника в состав новой команды, повышение эффективности коммуникаций, сплочение коллектива.
• Повышение степени лояльности.

При оценке круга задач и ожидаемых результатов онбординга персонала можно пользоваться «правилом четырех C», согласно которому успешная интеграция должна включать следующие составляющие:

• Connection (связь) – установление связи новичка с новыми коллегами, сплочение коллектива.
• Culture (культура) – интеграция сотрудника в корпоративную культуру и приобщение к ее ценностям.
• Clarification (ознакомление) – получение детальной и актуальной информации о должностных обязанностях, повышение ситуативной осведомленности, знакомство с рабочими инструментами и рекомендациями по их эффективному использованию.
• Compliance (соответствие требованиям и политикам) – ознакомление с принятыми политиками, правилами, инструкциями и гайдами.

Проведение онбординга заметно облегчается, если помимо составления стратегии обучения компания разрабатывает единые чек-листы для интеграции сотрудников на разных должностях и с разной карьерной историей.

Использование чек-листов позволяет:

• Оптимизировать затраты ресурсов и времени на ввод новичка в курс дела без потери эффективности.
• Облегчить процесс психологической адаптации.
• Обеспечить внимание ко всем мелочам – с чек-листом проводящий онбординг специалист точно не забудет ни об одном обязательном этапе или эффективном методе.

Хороший чек-лист должен содержать короткое описание необходимых работ и полученных результатов для каждой из стадии онбординга. Также он должен быть достаточно гибким, чтобы иметь возможность учета особенностей новичка и изменений окружающей обстановки. Наконец, чек-лист должен быть предельно простым и лаконичным.

Пример разделов чек-листа для курса адаптации новичка:

• Пребординг за неделю до выхода на работу.
• Курс первого дня.
• Первая неделя работы.
• Первый месяц работы.
• Первые 3 месяца работы.

Рассмотрим ориентировочное содержание чек-листа для каждого из этих этапов подробнее.

Для эффективного онбординга важно не только использовать передовые методики, но и избегать распространенных ошибок.

Наиболее частые из них:

• Предоставление неполной, неактуальной или избыточной информации без продуманной стратегии обучения. Многие компании имеют корпоративные вики и другие базы знаний, и из этого может появиться ошибочная уверенность, что любому новичку будет достаточно линка на соответствующие разделы этих баз. Однако нередко содержимое баз знаний не успевает обновляться в ногу с изменением текущей ситуации, что может привести к неправильному пониманию круга обязанностей и рекомендованных инструментов.
• Отсутствие поддержки со стороны руководства. Высокая загруженность менеджмента компании часто приводит к тому, что со своим непосредственным руководителем новичок общается только на собеседовании и во время финального ревью. Это приводит к отсутствию формирования доверительных отношений.
• Пренебрежение неформальными методами онбординга. Для адаптации важно полноценное знакомство не только с обязанностями, инструкциями и инструментами, но и с коллективом.
• Отсутствие сопровождения со стороны сотрудников. Цифровые технологии дают удобные инструменты обучения, но не заменяют живого общения с коллегами.
• Пренебрежение достижениями технологий. Если рассчитывать только на обучение в ходе общения с коллегами, то новичок не только сам не будет продуктивным, но и будет отнимать рабочее время у более опытных специалистов. Поэтому любая эффективная программа онбординга должна балансировать очные и виртуальные методы.

Культура проведения onboarding особенно хорошо развита в мировых технологических гигантах, которые хорошо понимают связь между степенью вовлеченности сотрудников и успешностью готовых проектов.

Примеры культуры и методов успешного ввода сотрудников в курс дела:

– все новички проходят двухнедельный курс, который объединяет обучение, тимбилдинг и помощь в психологической адаптации. Результатом внедрения такой методики стал прирост продуктивности новых сотрудников в среднем на 25%.

– курс вводной подготовки в этой компании фокусируется на продуктах, ценностях и культуре компании. В результате сотрудники проявляют большую лояльность и гибкость, что позволяет оперативно переводить их на другие участки без существенного снижения эффективности работы.

– эта корпорация в своих onboarding-программах активно применяет собственные технологии виртуальной реальности. Также одну из своих первых шести рабочих недель новый специалист проводит в корпоративном буткемпе (на интенсивных курсах подготовки). Результатом становится как быстрый переход к исполнению прямых обязанностей, так и высокая степень лояльности. Также такой грамотный онбординг готовит новых сотрудников к сложностям и нюансам принятой в этой корпорации матричной организационной схемы, когда один и тот же специалист не работает постоянно в одном департаменте, а вместо этого включается в состав команд, работающих над отдельными проектами, а по завершении проекта может быть сразу же переведен в другую команду с другим текущим проектом.

– в этой компании онбординг связан с допуском к практическим проектам, что помогает быстро актуализировать все необходимые знания и адаптироваться к реальному рабочему процессу. Еще одна важная составляющая вводного обучения в этой корпорации – программа iBuddy, когда каждый новичок получает возможность постоянно взаимодействовать с выделенным опытным специалистом.

Не отстают в применении актуальных и креативных методов онбординга и российские компании. Так, в компании «Хэдхантер» (сайт hh.ru) переход от классических методов с доступом к общей базе данных к чек-листам позволил сократить время адаптации сотрудников к исполнению рабочих обязанностей с месяца до нескольких дней.

А в компаниях, входящих в группу «Сбера», для сотрудников, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, действует программа наставничества. Для руководящих же должностей проведением онбординга занимаются квалифицированные менторы и бизнес-тренеры. Такая диверсификация позволяет повысить эффективность онбординга и снизить затраты на его проведение.